KEP ile ihtar ve fesih bildirimi: Gönderimden önce kontrol

KEP hesabını açmak, bildirimi tamamlamak değildir

KEP talebinde bulunan işletmelerle konuşurken önce hesabı hangi işlem için kullanacaklarını soruyorum. Bir kurumun belge talebi, ticari sözleşmeyle ilgili ihtar ve mahkemeden gelen elektronik tebligat aynı iş değildir. Doğru hesabın açılması kadar, doğru muhataba doğru yöntemle gönderim yapılması da önemlidir.

Bu yazıda ticari bildirim hazırlayan işletmenin teknik kontrol sırasını anlatıyorum. KEP hesabı ile e-imza birlikte kullanıldığında gönderim ve teslim sürecine ilişkin deliller oluşur. Ancak hesabın bulunması, hazırlanan metnin içeriğini veya seçilen yöntemin her uyuşmazlığa uygunluğunu kendiliğinden doğrulamaz.

Ticari ihtarda KEP hangi çerçevede kullanılır?

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3. maddesi, tacirler arasında temerrüde düşürme, sözleşmeyi feshetme veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar için güvenli elektronik imzalı KEP’i sayılan yöntemlerden biri olarak düzenler. Aynı hükümde noter, taahhütlü mektup ve telgraf da yer alır. KEP bu işlemlerde tek seçenek diye sunulmamalı; bu ticari çerçeve iş sözleşmesi, kira ilişkisi veya başka bir işlem için kendiliğinden yeterli sayılmamalıdır.

Gönderimden önce işlemin taraflarını, sözleşmedeki bildirim düzenini, temsil yetkisini ve izlenecek süreyi belirleyin. Hukuki metni hazırlayan kişiyle teknik gönderimi yapacak kişi farklı olabilir; son belge sürümünü ve gönderim yöntemini birlikte netleştirin. Konuya “ihtarname” yazmak, eksik içeriği veya yanlış muhatabı düzeltmez.

5070 sayılı Kanun’un 5. maddesindeki güvenli e-imzanın elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurması kuralı, her şekil şartını ortadan kaldırmaz; resmî şekil veya özel merasim gerektiren işlemler bakımından istisnalar vardır. Bu yüzden önce yöntemin ilgili işleme uygunluğunu netleştirin, ardından teknik gönderim kontrolüne geçin. Bizim kontrolümüz hesabın ve imzanın çalışmasıdır; bildirimin hukuki içeriğini ve süresini ilgili hukuk sorumlusuyla değerlendirin.

KEP ile UETS’yi ayırın

PTT’nin açıklamasına göre UETS, Tebligat Kanunu kapsamında tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin elektronik tebligatlarını ilettiği sistemdir. KEP adresleri bu sistemdeki elektronik tebligat adreslerinin yerine kullanılmaz; UETS üzerinden de olağan KEP iletisi gönderilip alınmaz. Şirketinizin UETS hesabı olması, KEP üzerinden ticari ileti gönderebildiğini göstermez.

BTK, KEP düzenlemelerinde genel bir kullanım zorunluluğu bulunmadığını; bazı kurumların ilgili taraflar için KEP kullanımını gerektiren düzenlemeler yapabildiğini belirtir. Bu nedenle “bütün limited ve anonim şirketlerin her koşulda KEP alması zorunlu” şeklinde bir satış gerekçesi doğru değildir.

Muhatabı ve gönderen yetkisini doğrulayın

KEP kapalı bir sistemdir: Standart e-posta adresine KEP delili sağlayan gönderim yapılamaz. Karşı tarafın adresini güvenilir kayıt veya resmî iletişim kanalı üzerinden doğrulayın. Benzer unvanlı işletmeleri, grup şirketlerini ve eski adresleri birbirine karıştırmayın.

Tüzel kişi hesabında işlem yapacak kişi, sağlayıcı nezdinde tanımlanan yetkiye uygun olmalıdır. E-imza sahibinin kartı çalışıyor diye her şirket adına işlem yetkisi bulunduğu varsayılamaz. Kurumsal KEP hesabı yönetimi yazısındaki yetkili ve yedek sorumlu düzeni, önemli bildirimlerde bu nedenle faydalıdır.

Hesaba giriş yapabilmeniz de gönderim yetkisinin hazır olduğunu tek başına göstermez. Hesabın yalnızca alıcı olarak açılıp açılmadığını ve işlem yetkilisinin ileti gönderme iznini kontrol edin. PTT’nin destek açıklaması bu iki durumu ayrı nedenler olarak ele alır. Başka bir sağlayıcı kullanıyorsanız aynı kontrolü onun hesap ve yetki menülerinden doğrulayın; başka kişinin şifresi veya e-imza PIN’iyle ilerlemeyin.

• Muhatabın doğru tüzel kişi veya gerçek kişi olduğunu kontrol edin.
• KEP adresini kopyaladıktan sonra yeniden okuyun.
• Gönderen hesabın hangi kişi veya kuruluşa ait olduğunu doğrulayın.
• İşlem yetkilisini ve kullanılacak e-imzayı belirleyin.
• Belge içeriğini ve gönderim yöntemini ilgili hukuk sorumlusuyla kesinleştirin.

Metin ve ekleri son sürüm olarak hazırlayın

Teknik hazırlıkta en çok önem verdiğim noktalardan biri, gönderilecek ekin gerçekten son dosya olması. Masaüstünde aynı belgenin farklı sürümleri duruyorsa konu satırını doğru yazmak yeterli olmaz. Dosyaları ayırt edilebilir adlandırın; okunabilirlik, sayfa bütünlüğü ve ek listesini birlikte kontrol edin.

Bir tedarik sözleşmesine ilişkin bildirim hazırladığınızı düşünün. Sözleşme numarası, ilgili belge ve gönderilecek ekler birbirini tutmalı; eski taslak veya ilgisiz bir müşterinin belgesi ekler arasına girmemeli. Bu örnek bir hukuki ihtar metni değil, gönderim kontrolüdür.

Sağlayıcının kabul ettiği dosya türü ve boyut sınırını kontrol edin. Elektronik imzalı bir dosya kullanılıyorsa dosyayı yeniden yazdırıp PDF’e dönüştürerek imza doğrulama bilgisini kaybetmeyin; iletilecek asıl dosya biçimini koruyun.

Gönderim sonrasında hangi sonuçları takip etmeli?

Sağlayıcı hesabında oturum açıp iletiyi hazırladıktan sonra alıcı, konu ve ekleri son kez okuyun. KEP üzerinden gönderim için güvenli elektronik imza gerekir; yalnızca alıcı olarak hesap kullananlar için BTK’nın açıkladığı durum farklıdır. Giriş yöntemiyle gönderimdeki imza adımını birbirine karıştırmayın.

Gönder butonuna basmak, teslim ve okunma olaylarının aynı anda tamamlandığı anlamına gelmez. BTK’nın teknik düzenlemesi bu olaylar için ayrı deliller tanımlar. İletinin durumunu işlem kimliğiyle birlikte izleyin; bir hata görünürse yeniden göndermeden önce ilk işlemin sonucunu belirleyin.

“Okundu kabul edildi” kaydı ile iletinin gerçekten açıldığına ilişkin kayıt aynı olay değildir. Bunları tek bir “okundu” notuna indirgemeyin. Gönderim, teslim ve okunma kayıtlarını hukuki sürenin başlangıcıyla veya UETS’nin tebligat kurallarıyla otomatik eşitlemeyin. Bildirimin etkisini değerlendirecek kişiye delilleri kendi olay adı ve zaman bilgisiyle verin.

İletiyle delilleri birlikte arşivleyin

Sadece gönderilen metnin PDF’ini saklamak yeterli bir çalışma düzeni değildir. İleti, ekler, sağlayıcının ürettiği deliller ve ilgili işlem kimlikleri birlikte erişilebilir olmalıdır. Dışa aktarılan asıl delil dosyalarını koruyun; ekran görüntüsünü bunların yerine koymayın. Hesaptaki depolama kapasitesiyle hizmet sağlayıcının kayıt saklama yükümlülüğü aynı şey değildir.

Sözleşmenizden dışa aktarma, arşiv erişimi ve hesabın kapatılması sonrasındaki koşulları okuyun. Dosyaları kuruluş içinde kimin göreceğini sınırlandırın; hassas sözleşme ve kişisel verileri genel paylaşım klasörlerine koymayın. KEP ile normal e-posta arasındaki fark delil hizmetinin hangi ek ihtiyacı karşıladığını açıklar.

Hesap ve kurulum desteğini doğru aşamada alın

KEP maliyetini değerlendirirken hesap paketi, gönderim hakkı, ek depolama ve arşiv hizmetlerini birlikte karşılaştırın. Bir iletinin teknik olarak gönderilebilmesiyle hukuken uygun bir bildirim olması farklı değerlendirmelerdir; paket seçimi hukuki uygunluk incelemesinin yerini tutmaz.

Erzurum merkezde KEP başvurusu ve kullanım hazırlığı için destek veriyoruz. İletişim sayfamızdan başvurunun bireysel mi kurumsal mı olduğunu, hesabı yalnızca ileti almak için mi yoksa gönderim için de mi kullanacağınızı belirtebilirsiniz. İhtar veya fesih metninin içeriğini ilgili hukuk sorumlusuyla hazırladıktan sonra hesap, e-imza ve erişim tarafını birlikte kontrol edebiliriz. Destek talebine sözleşmenin tamamını veya kişisel şifrelerinizi eklemeniz gerekmez; işlem türü ve kişisel bilgilerden arındırılmış hata metniyle başlayabiliriz.