Palandöken’de sezon öncesi e-Adisyon ve e-Fatura hazırlığı

Yoğunluk başlamadan belge akışını deneyin

Palandöken’de bir otelin veya Erzurum merkezdeki restoranın sezon hazırlığında kasa ve muhasebe işleyişi de kontrol edilmeli. Yazılımın açılması, siparişin mutfağa düşmesi ve mali belgenin doğru oluşması farklı sonuçlardır. Destek sırasında bu aşamaları tek bir “sistem çalışıyor” cümlesiyle kapatmamaya dikkat ediyorum.

Benim önerim, yoğunluk başlamadan işletmenin kullandığı akışları tek tek gözden geçirmek. Masada ödeme, oda hesabına aktarım, şirket adına belge ve acente mutabakatı aynı belgeyi gerektirmeyebilir. Her senaryoda hangi belgenin kim tarafından düzenleneceği belirlenirse, personel ekran seçenekleri arasında tahmin yapmaz. Yaz dönemi için yeni bir paket hazırlıyorsanız program, rezervasyon ve belge akışını birlikte planlama sorularını bu denemeye dahil edin.

Dijital sipariş ekranı ile e-Adisyon aynı şey değil

e-Adisyon, kâğıt adisyonun GİB’in belirlediği usul ve standartlarla elektronik olarak düzenlenmesidir; kâğıt adisyonla aynı hukuki niteliği taşır. Bir restoran otomasyonunda siparişlerin tablette görünmesi, yazılımın e-Adisyon hizmeti verdiğini göstermez. Belgeyi oluşturma, imzalama, raporlama ve saklama işlevlerinin hangi sistem tarafından yürütüldüğünü sağlayıcınızdan öğrenin.

Adisyon ile satış belgesinin görevi farklıdır. GİB düzenlemesi, sipariş alınırken açılan e-Adisyonu hizmetin tamamlanmasında düzenlenecek e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya yeni nesil ödeme kaydedici cihazdan verilen perakende satış fişiyle ilişkilendirir. Yazılımda yalnızca masa hesabının kapanması, satış belgesinin de oluştuğunun kanıtı değildir. Adisyonun tekil numarası, yani ETTN’si ile ilgili satış belgesinin bağlantısını örnek kayıt üzerinde görün.

e-Adisyon zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

GİB’in düzenlemesi, adisyon düzenleyen hizmet işletmelerine yıllık veya aylık satış hasılatlarını dikkate alarak, yazılı bildirim ya da duyuru ve en az üç aylık hazırlık süresiyle e-Adisyon zorunluluğu getirilebilmesini öngörür. İşletmenizin bildirimini ve geçiş tarihini mali müşavirinizle kontrol edin. Bu çerçeveden bütün otel ve restoranlar için tek bir genel ciro eşiği veya ortak geçiş tarihi çıkarılamaz.

e-Adisyona katılım için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına kayıt, teknik hazırlık ve başvuru gerekir. Düzenleme e-Adisyon için özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemini tarif eder. Yazılım sağlayıcınızla görüşürken hangi yöntemle hizmet vereceğini ve bu uygulamadaki izin kapsamını sorun. Sadece e-Fatura hizmeti satması, e-Adisyon hizmetini de aynı kapsamda sunduğunu göstermez.

Otelin e-Fatura durumunu ayrıca inceleyin. GİB’in e-Fatura bilgilendirmesinde, Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesiyle konaklama hizmeti veren oteller ayrı bir kapsam olarak sayılır. Bağımsız restoranın durumunu ise kendi faaliyet ve mükellefiyet bilgileriyle değerlendirin. Sezonluk çalışma biçiminize bakarak mevcut e-belge yükümlülüğünün kendiliğinden kalktığını varsaymayın.

• İşletmenin kağıt adisyon ve e-belge durumunu belirleyin.
• GİB’den gelen bildirimleri ve güncel e-Belge duyurularını kontrol edin.
• Kullanılan sağlayıcının e-Adisyon için izin ve hizmet kapsamını doğrulayın.
• Geçiş tarihini, eğitim ve test hazırlığıyla birlikte çalışma planına yazın.

Masadan muhasebeye hangi örnekleri denemeli?

Sırf en kolay satışın çalıştığını görmek yeterli değildir. Bir restoranın masa hesabını bölmesi, otelin yeme-içme bedelini oda hesabına aktarması veya şirket adına belge talebi günlük işleyişte farklı yollar açar. Bunların muhasebe sonucunu işletmenizin mali müşaviriyle netleştirin.

Aşağıdaki tablo, canlı ortamda gereksiz mali belge üretmeden sağlayıcının uygun test veya eğitim yöntemiyle gözden geçirilebilecek örnekleri gösterir.

Konaklamada, oda hesabına aktarılan örnek bir harcamanın adisyonunu ve konaklama sonunda düzenlenen satış belgesini birlikte açtırın. Güncel 509 sayılı Tebliğ’in IV.12.3 bölümü, hizmetin tamamlanmasında düzenlenecek satış belgesinde e-Adisyonun ETTN’sinin yer almasını öngörür. Oda numarası veya rezervasyon koduyla yetinmeyip ilgili belgelerin numaraları üzerinden bağlantıyı izleyin. GİB’in Mayıs 2023 tarihli V1.1 teknik kılavuzunda anlatılan önceden fatura ETTN’si üretme akışını, daha sonraki mevzuat değişikliklerini de dikkate alarak yazılım sağlayıcınızla doğrulayın. Örnek kaydın güncel entegrasyon kurallarına göre nasıl eşleştirildiğini göstermesini isteyin.

Acente, misafir ve şirket faturalarını ayırın

Faturayı kime düzenleyeceğiniz, hizmetin ve sözleşmenin taraflarına göre belirlenir. Otelde kalan kişiyle bedeli ödeyen şirket veya acente her zaman aynı değildir. Komisyon ilişkisini de otelin kendi hizmet bedeliyle tek kalemde varsaymayın; sözleşme ve muhasebe düzeniyle birlikte ele alın.

Misafire verilen konaklama teklifinde tarih, kişi sayısı ve dahil hizmetler de açık olmalı; Erzurum misafirhaneleri rehberindeki fiyat ve rezervasyon soruları bu bilgileri toplamak için somut bir örnek sunuyor.

Fatura düzenlenmesi gereken işlemde alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark bu ayrımı açıklar. Yabancı misafir bulunması veya bir acenteyle çalışılması tek başına aynı fatura şablonunu kullanmaya gerekçe olmaz. Konaklama ve yeme-içme kalemlerinin vergi alanlarını da doğru hizmet sınıflandırmasıyla hazırlayın.

Kurumsal bildirimlerde KEP kullanılacaksa muhatap adresi, temsil yetkisi ve bildirim yöntemi önceden belirlenmeli. Kurumsal KEP yönetimi bu görevi düzenlemeye yardımcı olur; her sözleşme işleminin noter yerine KEP’le tamamlanabileceği sonucu çıkarılmamalıdır.

Mali mühür ve kullanıcı yetkilerini kontrol edin

Başvuruda kullanılan sertifika ile her belgenin imzalanma yöntemi ayrı konulardır. GİB düzenlemesi, özel entegratör üzerinden hizmet alanların uygun usul ve yetkilendirme çerçevesinde entegratörün mali mührünü kullanabilmesine imkân verir. Sağlayıcınızdan hangi belgede kimin sertifikasının kullanıldığını açıklamasını isteyin. Kart, internet veya entegratör kaynaklı bir kesintide hangi işlemin etkileneceğini ancak bu akış belli olduğunda değerlendirebilirsiniz.

E-imza ve mali mühür farkı hangi sertifikanın kime ait olduğunu açıklar. Kart kullanılıyorsa geçerlilik tarihini ve sorumlu kişiyi kontrol edin. PIN kilidinde Kamu SM’nin mali mühür için gösterdiği Online İşlemler yolunu izleyin; Mali Mühür İşlemleri içindeki PIN Oluşturma/Kilit Çözme adımı bu amaçla kullanılır. Kasa görevlileri uygulamada kendi kullanıcı hesaplarıyla çalışmalı; kart PIN’i ortak personel parolasına dönüştürülmemeli.

İşten ayrılan veya görevi değişen personelin erişimini güncelleyin. İptal, düzeltme, dışa aktarma ve yönetici işlemlerini gerçekten bu görevi yürüten kişilerle sınırlandırın. Yetkilerin belgelenmesi, yoğun günlerde kimin ne yapacağını da netleştirir.

Kesinti ve arşiv için yazılı işleyiş

İnternet veya entegratör kesintisi için yazılı bir işlem sırası belirleyin. Hangi ekranın sadece sipariş tuttuğu, hangisinin mali belge oluşturduğu ve bekleyen işlemin nasıl takip edildiği bilinmeli. 509 sayılı Tebliğ’in V.7 bölümündeki kâğıt belge istisnaları belirli koşullara bağlıdır; kesintinin ispatı ve belge düzenleme süreleri önem taşır. Kesinti tarihini, hata kaydını ve sağlayıcının açıklamasını saklayıp uygulanacak yolu mali müşavirinizle netleştirin. Yazılımın çevrimdışı sipariş alması, mali belgeleri belirsiz bir tarihe erteleme izni vermez.

Gün sonunda satış, tahsilat ve elektronik belge kayıtlarını karşılaştırın. Bekleyen işlemleri belge düzenleme süreleri içinde sonuçlandıracak sorumluya atayın; sonraki vardiyaya devredilen kayıtların durumu görünür olsun. Arşivden örnek bir belgeyi açıp ilgili adisyon ve ödeme kaydına ulaşabildiğinizi kontrol edin. Elektronik asıl ile imza veya mühür verilerinin saklanmasını sağlayın; ekran görüntüsü ya da kâğıt çıktı tek başına bu arşivin yerini tutmaz.

Sağlayıcı değişikliğinde geçmiş belgelerin hangi biçimde dışa aktarılacağını ve erişimin nasıl devam edeceğini sözleşme aşamasında konuşun. Başka bir firmadan saklama hizmeti almak işletmenin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmaz. Örnek dışa aktarımı açıp belgeyi okuyabildiğinizi denemek, yalnızca sözleşmede “arşiv hizmeti var” ifadesini görmekten daha somut bir kontroldür.

Bu eşleştirme yemeğin maliyetini kendiliğinden göstermez. Porsiyon verimi, ikram ve iadeyi birlikte izleyen menü katkısı hesabında mutfağın üretim kaydını satışla nasıl karşılaştırabileceğinizi ele alıyorum.

Erzurum’da hazırlığı nasıl birlikte yürütebiliriz?

Erzurum merkezde e-dönüşüm ve kurulum desteği sağlıyoruz. Kullanılan otel veya restoran yazılımını, entegratörü, cihazları ve hangi adımda desteğe ihtiyaç duyulduğunu teknik destek formundan paylaşabilirsiniz. Böylece cihaz kurulumu, kullanıcı yetkisi ve yazılım sağlayıcısının yapacağı entegrasyon işlerini aynı hazırlık planında ele alabiliriz.

Ben sezon hazırlığının sonunda ekibin tek başına takip edebildiği bir kontrol listesi kalmasını önemsiyorum. Belgeyi kimin hazırlayacağı, sorun çıktığında kime başvurulacağı ve gün sonunda neyin kontrol edileceği belli olduğunda kurulumun günlük kullanıma karşılığı olur.