Narman için
e-imza, KEP ve mali mühür.

Hesap açıldıktan sonra kim ilgilenecek?

KEP hesabının takibi bir kişinin sorumluluğunda olabilir; gelen yazışmaya yanıt hazırlayacak kişi ise farklı olabilir. Aralarındaki işleyişin belli olması iletinin değerlendirilmesini kolaylaştırır. Hesabı takip eden kişinin izinli olduğu günler de düşünülmelidir.

Bildirim e-postası yararlı bir uyarıdır. Asıl ileti ve delil durumu KEP hesabında görülür. KEP ile normal e-postanın farkı bu nedenle önem taşır. Sağlayıcının kullanıcı yetkileri öğrenilerek erişim düzeni kurulabilir; ortak parola paylaşımı bu düzenin yerine geçmez.

Yanıt göndermek gerektiğinde e-imzanız hazır mı?

Yalnızca alıcı olarak kullanılan hesabın daha sonra gönderim ihtiyacı doğabilir. Gönderim için elektronik imza gerektiğinden e-imza başvuru veya yenileme durumu kontrol edilir. Uzun süredir kullanılmayan sertifikanın süresi bitmiş, imzalama yazılımı değişmiş olabilir.

Yenileme rehberindeki takvim yaklaşımı bu hazırlığı son güne bırakmamaya yardımcı olur. İşletmenin mali mühür tarihi de varsa kendi kaydında tutulmalı; KEP aboneliğiyle sertifika sürelerinin aynı olduğu düşünülmemelidir.

Bir yazışmayı aylar sonra bulabilecek misiniz?

Sağlayıcının dışa aktarma seçeneklerini öğrenmek, arşivi kurarken yararlıdır. İletinin görüntüsüyle delil kaydı aynı şey olmayabilir. Tarih ve konuya göre anlaşılır bir dosya düzeni, gerektiğinde hangi kaydın hangi yazışmaya ait olduğunu bulmayı kolaylaştırır.

E-dönüşüm iş bölümünde KEP kayıtlarını fatura ve defter arşivinden farklı bir başlıkta izleyebilirsiniz. Kimlik doğrulama ve hesap açılışı ilgili sağlayıcıda tamamlanır; görüşmede ihtiyacınız olan desteğin kapsamı belirlenir.

• KEP kontrolü ve yanıt hazırlığı için sorumlu kişiler.
• Abonelik ve sertifika tarihlerinin takibi.
• İleti ve delil kayıtlarının saklanacağı yer.