Şenkaya için
e-imza, KEP ve mali mühür.

Açık işler kimin sorumluluğunda kalacak?

Önce tamamlanmamış dosyaların nerede olduğunun ve sıradaki işlemin bilinmesi gerekir. Hazırlanmış ama gönderilmemiş bir yazışma ile sonucu beklenen başvuru farklı işlerdir. Yeni görevlinin bunları görebileceği kısa bir liste, devir sırasında yardımcı olur.

E-imza kullanıcısı, KEP hesabındaki yetkililer ve mali mühür kullanım düzeni aynı şekilde devredilmez. E-imza kullanım alanları rehberi kişisel sertifikanın işlevini anlatır. Kişisel kartı veya PIN’i başka çalışana vermek, görev devrinin uygun yolu değildir.

Yeni görevli kendi erişimiyle çalışmalı

Eski kullanıcının hangi erişimlerinin kapatılacağı ve yeni görevliye hangi yetkilerin verileceği kullanılan platforma göre belirlenir. KEP işlem yetkilisi değişikliğinde istenen belge ve başvuru yöntemi sağlayıcıdan öğrenilir. Talebin açılmış olması, değişikliğin uygulanmış olduğunu göstermez.

• Devreden açık işler ve sonraki adımları.
• Kapatılacak erişimler, tanımlanacak yeni yetkiler.
• Yeni kullanıcıya gereken sertifika veya başvuru.

Devirden sonra işleyişi kontrol edin

E-dönüşüm uygulamasında hazırlama, kontrol ve gönderim görevleri farklı kişilerde olabilir. Yeni iş bölümünün bu ekranlara da yansıması gerekir. KEP ile normal e-posta farkı, kayıtlı yazışmayı sıradan bir posta kutusu devri gibi ele almamak için önemlidir.

Yeni görevlinin yetkili olduğu ekranlara erişebildiği ve eski kullanıcının durumunun güncellendiği görülmelidir. Gerçek belge göndermeden kullanılabilecek bir kontrol yöntemi varsa bundan yararlanılabilir. Ortak klasörlerde açık kalan izinler de unutulmamalıdır.

Birden fazla personel etkileniyorsa kurumsal hazırlık görüşmesine kullanıcı ve uygulama listesiyle başlayabiliriz. Yeni başvuruya ait kimlik doğrulama ve belge koşulları ilgili sağlayıcının sürecine bağlıdır.